電子帳簿保存法が改正され、いよいよ今年の元日からスタートしました。
本稿では、それでもまだ何も対応していないという事業者向けに最低限必要な対策をお伝えします。
今日からでも実践できますので、ご安心を！ 最低限やっておかなければいけない対策は以下の通りです。
- データで受領した領収書をデータで保存しておく。
- 索引簿を用意する。
- 事務処理規程を用意する。
紙で受領した領収書はそのままでも構いません。
紙の領収書を電子化するのはあくまで任意です。
※スキャナ保存はあくまで任意です。
必須で対応しなければならないのは電子データで領収書、契約書などの取引関係書類を授受したケースです。
相手が発行した場合、自分が発行した場合、いずれも該当します。
まず１点目の「データで受領した領収書をデータで保存しておく」ですが、例えばアマゾンで書籍や備品などを購入した場合がこれに該当します。
アマゾンの注文履歴から領収書をPDFで保存することができます。
PDFファイルを保存するときは、例えば”20240120‗Amazon‗書籍購入領収書”と日付と取引先、取引内容が見分けられるようなファイル名で保存しておきます。
次に２点目の「索引簿を用意する」ですが、まずExcelサンプルをお見せします。
日付、取引先、金額、取引内容でファイルが検索できるような一覧表を作成しておきます。
簡易的な方法ですが、これでデータの検索が可能となるわけです。
最後に３点目の「事務処理規定を用意する」ですが、こちらもまずサンプルをお見せします。個人事業者の例と法人の例があります。
下図は、個人事業者のサンプルです。
ご覧の通り1枚紙のシンプルな規定です。
日付を入力すれば、完成です。
法人版は個人事業主版より、分量が多く４枚あります。
ただし、書き換えなければいけない箇所は、管理責任者名、取引関係情報など４か所程度です。
これらの索引簿や事務所規程は、国税庁のホームページ電子帳簿保存法参考書類（各種規定類のサンプル）からダウンロードすることが可能です。
会計ソフトを導入することで、対応することももちろんできますが、小規模個人事業主など、なかなか準備が間に合わないケースも多々あろうかと思います。
本稿では、最低限必要な対策をご紹介させていただきました。
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